Wer einen Handwerksbetrieb mit acht Mitarbeitern führt oder eine kleine Steuerkanzlei mit drei Standleitungen betreibt, steht früher oder später vor der gleichen Frage: Reicht eine einfache Cloud-Telefonlösung, oder braucht es eine vollwertige Telefonanlage? Sipgate und 3CX tauchen dabei fast immer als erste Namen auf. Beide Systeme sprechen kleine Unternehmen an, verfolgen aber grundlegend unterschiedliche Ansätze.
Was steckt hinter den beiden Systemen?
Sipgate ist ein deutscher VoIP-Anbieter mit Sitz in Düsseldorf. Das Produkt Sipgate Team richtet sich explizit an kleine und mittlere Unternehmen. Es handelt sich um eine vollständig cloudbasierte Lösung: Anmelden, Rufnummern zuweisen, lossprechen. Eigene Hardware oder ein lokaler Server sind nicht nötig. Die Abrechnung läuft pro Nutzer, aktuell ab etwa 12 Euro monatlich für die Basisstufe.
3CX ist eine Software-Telefonanlage mit Ursprung in Zypern, die weltweit eingesetzt wird. Sie lässt sich wahlweise auf einem eigenen Server, in einer privaten Cloud oder über das gehostete Angebot von 3CX selbst betreiben. Die Lizenzkosten richten sich nach der Anzahl gleichzeitiger Gespräche, nicht nach Nutzern. Für bis zu vier simultane Calls ist 3CX in der Basisversion kostenlos. Das klingt attraktiv, verlangt aber mehr technisches Grundverständnis bei der Einrichtung.
Kosten im direkten Vergleich
Ein Beispielbetrieb mit zehn Mitarbeitern, von denen selten mehr als drei gleichzeitig telefonieren, zahlt bei Sipgate Team rund 120 Euro im Monat, zuzüglich Gesprächsminuten außerhalb der Flatrate. Bei 3CX fallen für dieses Szenario keine Lizenzkosten an, solange man im kostenlosen Tier bleibt. Hinzu kommen allerdings Kosten für einen SIP-Trunk, also den eigentlichen Telefonanschluss über einen Drittanbieter wie Telekom, Easybell oder sipgate selbst, sowie gegebenenfalls Serverhosting.
Wächst der Betrieb auf 20 Mitarbeiter mit bis zu acht gleichzeitigen Gesprächen, sieht die Rechnung anders aus. Sipgate Team kostet dann etwa 240 Euro monatlich. Die 3CX Small Business License für acht simultane Calls liegt bei rund 175 Euro pro Jahr, also unter 15 Euro im Monat. Der SIP-Trunk kommt on top, rechnet sich aber häufig günstiger als ein Komplettpakt.
Funktionsumfang: Was kleine Betriebe wirklich nutzen
Sipgate Team bietet alle Standardfunktionen, die ein kleines Büro braucht: Warteschlangen, Rufumleitungen, Voicemail per E-Mail, eine Web-App und eine Mobil-App für iOS und Android. Die Einrichtung dauert keine Stunde. Wer keine eigene IT-Abteilung hat, schätzt genau das.
3CX bringt einen deutlich breiteren Funktionsumfang mit. Dazu gehören unter anderem:
- Videokonferenzen ohne Zusatzlizenz für bis zu 25 Teilnehmer (Basis) bzw. 100 Teilnehmer (höhere Stufen)
- Live-Chat und WhatsApp-Integration über das 3CX-Webinterface
- Detaillierte Anrufstatistiken und Wallboards
- CRM-Anbindungen an Systeme wie HubSpot, Salesforce oder Zoho
- Hot-Desking, also flexible Zuweisung von Telefonen an wechselnde Nutzer
Für einen Friseursalon mit vier Mitarbeitern sind Wallboards und CRM-Anbindungen wenig relevant. Für eine kleine Agentur oder einen IT-Dienstleister, der Kundentickets über mehrere Kanäle verwaltet, können genau diese Funktionen den Unterschied machen.
Einrichtung und laufender Betrieb
Hier trennen sich die Wege am deutlichsten. Sipgate Team ist so aufgebaut, dass jeder Büromensch ohne technische Vorkenntnisse die Anlage selbst konfigurieren kann. Das Onboarding ist geführt, der Support reagiert schnell, und Änderungen wie das Hinzufügen einer neuen Rufnummer dauern Minuten.
3CX ist nicht kompliziert im klassischen Sinne, aber es gibt mehr Stellschrauben. Wer die Anlage selbst hostet, muss sich um Updates, Backups und Firewallregeln kümmern. Wer das gehostete 3CX-Angebot wählt, reduziert diesen Aufwand erheblich, gibt aber auch Kontrolle ab. Viele kleine Betriebe setzen deshalb auf einen lokalen IT-Dienstleister oder Systemhaus, das die Anlage einrichtet und wartet. Anbieter wie die, die 3CX-Telefonanlagen für Unternehmen aufsetzen und betreuen, übernehmen dabei typischerweise alles von der Ersteinrichtung bis zur laufenden Pflege, sodass der Betrieb selbst nichts weiter tun muss.
Hardware oder softwarebasiert?
Sipgate Team funktioniert komplett ohne physische Telefone. Mitarbeiter nutzen die App am PC oder Smartphone. Wer klassische Tischtelefone bevorzugt, kann diese über SIP einbinden, muss aber selbst recherchieren, welche Modelle kompatibel sind.
3CX unterstützt offiziell eine breite Palette an IP-Telefonen von Yealink, Snom, Fanvil und anderen Herstellern. Die Auto-Provisioning-Funktion erkennt kompatible Geräte automatisch und richtet sie ohne manuellen Aufwand ein. Das spart Zeit, wenn ein neues Gerät ans Netz angeschlossen wird.
Welches System passt zu welchem Betrieb?
Eine pauschale Antwort gibt es nicht, aber es lassen sich klare Muster erkennen. Sipgate Team eignet sich für Betriebe, die schnell starten wollen, keine IT-Ressourcen haben und einen vorhersehbaren Monatsbetrag ohne Überraschungen bevorzugen. Wer drei bis fünfzehn Mitarbeiter hat, selten gleichzeitig telefoniert und keinen Bedarf an erweiterten Integrationen hat, ist damit gut bedient.
3CX lohnt sich, sobald das Unternehmen wächst, mehrere Standorte verknüpfen will oder Funktionen wie Videokonferenzen, Chat-Kanäle und CRM-Anbindungen braucht. Auch der Kostenaspekt wird ab einer gewissen Teamgröße deutlich relevanter. Ein Betrieb mit 25 Nutzern zahlt bei Sipgate Team schnell 300 Euro im Monat. Mit 3CX und einem günstigen SIP-Trunk lässt sich das auf die Hälfte drücken, wenn jemand die Anlage ordentlich aufgesetzt hat.
Wer noch keine Erfahrung mit VoIP-Anlagen hat, sollte vor der Entscheidung konkret durchrechnen: Wie viele Mitarbeiter telefonieren wirklich gleichzeitig? Gibt es mehrere Standorte oder Homeoffice-Arbeitsplätze? Braucht das CRM-System eine direkte Telefonanbindung? Die Antworten auf diese drei Fragen führen in den meisten Fällen direkt zur richtigen Wahl.
